当社では、賃貸借契約書の保管に困っております。法律上は、退室し、敷金精算してから何年くらい契約書類を保管しなければならないのでしょうか。当社では３年で契約書類を廃棄するようにしております。これで問題ないのでしょうか。

１　事案の概要

　賃貸管理等を行っている不動産会社は、通常株式会社等の商法の適用のある法人であるため、商人として商法の適用があります。そして、商業帳簿等の重要な書面については、１０年間の保存義務があることが定められております（商法３６条）。

　また、仲介業務は商法上仲立営業に該当しますが、仲立人は商法５４７条により帳簿の作成が義務づけられており、その作成した帳簿については、商法３６条類推により１０年間の保存義務があります。

　そして、重要な書面には契約書類も含まれると考えられますので、商法上は契約終了後〈退去及び敷金清算後）１０年間の保存義務が発生すると考えられます。　
　したがって、３年間で契約書類を廃棄処分することは商法に違反することとなります。ただし、商法上の保存義務については商法上は罰則の定めはありません。


２　宅建業法上の保存期間

　宅建業法上は、宅建業者に帳簿の備え付け義務が課せられており（宅建業法４９条）、その帳簿は、各事業年度の閉鎖後５年間は保存しなければならない旨定められております。

　したがって、当該書面が宅建業法上の帳簿に該当する場合には各事業年度の終了後５年間の保存義務が存在することとなります。
　なお、宅建業法上の帳簿備え付け義務に違反する場合には２０万円以下の罰金が課せられます。

　しかし、宅建業法上の帳簿備え付け義務及び保存義務は、宅建業法で定められた書面ですので、必ずしも契約書類自体を保存すべき義務を負うものではありません。。


３　会社法上の保存期間

　会社法では、計算書類について、定時株主総会の２週間前または１週間前から本店において５年間、支店において３年間備え置かなければならない旨定められております。〈会社法４４２条１項２項〉
　しかし、計算書類とは、貸借対照表、損益計算書等の会社の事業報告に必要な書類をいい、契約書類等は含まれておりません。したがって、契約書類等の保管期間については、商法３６条が基準となります。


４　消滅時効との関係

　以上のとおり、商法上契約書類等は１０年間の保存義務が存在しますので、原則として、契約終了後１０年間は賃貸借契約書等の契約書類は保存すべき事となります。

　ところで、賃貸借契約が終了しても敷金返還義務等の債権債務が残存する場合には、民法上の債権の消滅時効は１０年間と定められておりますので（民法１６７条１項）、賃貸借契約の当事者は契約終了後やはり１０年間は債権を主張される危険を負っているので、消滅時効が到来するまで書類等を保管する必要があると言えます。

　しかし、株式会社等の商法上の会社が賃貸人となっている場合や、賃借人が商法上の会社の場合には、当該賃貸借契約が商行為に該当することとなります。そして、賃貸借契約が商行為に該当する場合には商法５２２条により、５年間の消滅時効にかかりますので、契約終了より５年を経過すれば、契約書類を紛失しても、消滅時効により免責される可能性があります。

　ただし、仲介業者の調査義務違反による損害賠償責任の場合のように、不法行為が別に発生する余地がある場合には、商法上の消滅時効が到来しても別途責任が発生する余地が出てきます（損害及び加害者を知ったときから３年、不法行為の時から２０年　民法７２４条）ので、その消滅時効が到来するまで書類等を保管する必要はあると考えられます。